Das Lenkprotokoll, auch bekannt als „persönliches Fahrtenbuch der Arbeitszeit“, verursacht nicht nur Ihren Außendienstmitarbeitern erheblichen Aufwand. Mit dem Umstieg auf das digitale Lenkprotokoll MTrack® ersparen Sie sowohl Ihren Fahrern als auch dem Innendienst viel Zeit und Arbeit – und sind für Kontrollen stets lückenlos gewappnet.
Lenkprotokoll – die Regeln
Lenker von Kraftfahrzeugen, die sich im Rahmen ihrer dienstlichen Tätigkeit auf öffentlichen Straßen bewegen, sind mit gewissen Ausnahmen gesetzlich dazu verpflichtet, ein Lenkprotokoll zu führen. Dabei gelten folgende Regeln: Jede Pause – sei es eine Lenk- oder Ruhepause oder sonstige Arbeitszeiten – muss lückenlos protokolliert werden. Um sie bei einer Polizeikontrolle zur Hand zu haben, hat der Fahrer die Aufzeichnungen der letzten 28 Tage immer im Fahrzeug mitzuführen.
Bestimmt ist das Lenkprotokoll auch bei Ihren Außendienstmitarbeitern wenig beliebt – kein Wunder, denn der administrative Aufwand ist enorm. Nicht nur, dass das Eintragen jeder einzelnen Pause mühsam und zeitaufwändig ist. Der Fahrer muss auch ständig darauf achten, keine Eintragung zu vergessen. Ganz zu schweigen von der lästigen „Zettelwirtschaft“ im Fahrzeug, die entsteht, wenn er stets 28 DIN-A4-Blätter mit sich herumführen muss.
Lenkprotokolle bedeuten auch für den Innendienst jede Menge Arbeit: Laut Gesetz müssen Sie als Arbeitgeber jedes Protokoll mindestens 24 Monate nach Datum sortiert aufbewahren. Zusätzlich sind Sie verpflichtet, die Lenkprotokolle Ihrer Fahrer mindestens einmal im Monat auf Vollständigkeit zu prüfen und dies mit Datum und Unterschrift zu bestätigen. Alle 30 Tage jedes einzelne Blatt Papier kontrollieren und ordnen zu müssen bedeutet enormen administrativen Aufwand für Ihre Innendienstmitarbeiter.
Wie das digitale Lenkprotokoll von MTrack® funktioniert
Mit einem Lenkprotokoll, das automatisch über GPS aufzeichnet, erleichtern Sie sowohl Ihren Außendienst- als auch Innendienstmitarbeitern das Leben. Wie’s funktioniert? Über die Fahrererkennung im Fahrzeug wird der Mitarbeiter zugeordnet, wodurch auch die Unterschrift am Lenkprotokoll wegfällt. Im Fahrzeug befindet sich ein Lenkprotokollschalter mit drei Status-Optionen: Lenkpause, Ruhepause und sonstige Arbeitszeit. Die Bedienung für den Fahrer ist ganz einfach: Er stellt den Status ein, der erhalten bleibt, bis er ihn aktiv umstellt. Das GPS-System erkennt sowohl den Beginn jeder Fahrt als auch Pausen automatisch und zeichnet diese korrekt und lückenlos auf.
Sämtliche schriftliche Aufzeichnungen sind damit passé – die Unterlagen der letzten 28 Tage werden am Smartphone des Fahrers gespeichert, so dass er diese bei einer Polizeikontrolle jederzeit vorweisen kann. Auch für den Innendienst bedeutet das digitale Lenkprotokoll wesentlich weniger administrativen Aufwand, da die monatlichen Kontrollen und das Sortieren der Blätter entfallen.
Abgesehen von den Vorteilen der automatisierten und somit stets korrekten Aufzeichnungen beeinflusst MTrack® somit auch das Betriebsklima positiv. Indem Sie Ihren Angestellten ungeliebte Tätigkeiten ersparen, können Sie Ihnen erweiterte Aufgaben übertragen, was motiviert und zu effizienteren Arbeitsergebnissen führt.
Beitragsbild: ITBinder GmbH
