GartenBayer GmbH fährt mit MTrack
Alexander Bayer, Geschäftsleiter der GartenBayer GmbH im oststeirischen Hartberg
Was war der ausschlaggebende Grund, warum du dich 2016 für ein elektronisches Fahrtenbuch entschieden hast?
Ein Grund war natürlich die Möglichkeit, Fahrtzeiten zu verkürzen. So kann man es organisieren, seine Fahrzeuge zu den Kunden zu schicken und man findet vorweg schon den schnelleren Weg zum Kunden. Alle Fahrzeuge sind lückenlos mit Navis ausgestattet.
Ein weiterer Grund ist die Kontrolle: Ich kann sehen, welche Route meine Fahrzeuge direkt gefahren sind, wo sie Stopps machen, wie lange diese dauern. Das heißt, ich kann die Arbeitszeiten kontrollieren und evtl. bei kompletten Ausreißern nachfragen, was da los war, warum nur so wenig Arbeitszeit beim Kunden verbracht wurde und somit auch nur diese verrechnet werden kann. Also auch der wirtschaftliche Gedanke ist da dabei.
Vergleicht man die Zeit vor dem elektronischen Fahrtenbuch mit der Gegenwart, wo werden die Unterschiede sichtbar? Was hat sich wie geändert?
Wir haben früher händisch Fahrtenbuch geschrieben. Einige unserer Fahrzeuge werden auch privat genutzt, z.B. mein eigenes. Da investiert man schon sehr viel Zeit im Monat für das Schreiben des Fahrtenbuchs, man muss ständig rechnen und baut möglicherweise Fehler ein und muss diese korrigieren. Mit dem elektronischen Fahrtenbuch ist das natürlich per Knopfdruck erledigt. Das ist eindeutig eine große Zeitersparnis.
Denkst du, dass es für Kunden ersichtlich wurde, dass ihr jetzt genauer und transparenter abrechnen könnt?
Stehzeiten gibt es als solche deutlich weniger und wir konnten schon merkbar die Stehzeiten reduzieren. Genauso wie die Ausreißer, dass Leute z.B. von der Baustelle heimfahren, am halben Weg eine Pause machen, dann in die Firma kommen und die vollen Stunden schreiben. Ich spreche sie natürlich darauf an und frage nach, warum sie beim Heimfahren irgendwo eine Stunde gestanden sind und die Zeit aber als Arbeitszeit geschrieben wurde. Das ist für mich als Chef natürlich schon sehr interessant.
Intern haben wir Anfahrtspauschalen schon geändert, weil uns einfach bewusst geworden ist, dass die Fahrtzeiten auf manchen Strecken oft sehr viel länger sind und auf anderen deutlich kürzer. Ich kann im System genau schauen, wie lange die Fahrtzeit dauert und es zählen nicht mehr nur die reinen Kilometer. Wenn ich beispielsweise eine Stunde lang nach Graz fahre, sind das 70km. Wenn ich aber 70km weit irgendwo in die Südsteiermark fahre, dann ist das einfach nicht die selbe Fahrtzeit. Wenn ich auf der Landstraße fahre, muss das eben eine ganz andere Kalkulation sein.
Habt ihr eure Kunden schon mal hinterlegt und mit einem Stoppbericht gezeigt, wie lange ihr da gewesen seid?
Ja, es hat uns zum Beispiel konkret einmal ein Kunde darauf angesprochen, dass wir unsere Lieferscheine scheinbar falsch schreiben. Ich hab ihm dann unseren Fahrtenbericht geschickt und gesagt, dass der von unserem GPS-System, das ich nicht beeinflussen kann, aufgezeichnet wurde. Der Kunde hat das dann so, wie ich es geschickt habe, akzeptiert und nicht mehr weiter diskutiert über diesen Preis, den wir da verrechnen.
Der Bericht ist da durchaus ein Vorteil, schon allein weil man sich dem Kunden gegenüber selbstsicherer präsentieren kann.
Sehen auch deine Mitarbeiter selbst die Lösung als Erleichterung? Welche Bedenken gab es von ihnen diesbezüglich?
Meine Mitarbeiter waren zwar nicht besorgt, aber doch schon kritisch dem ganzen gegenüber. Ich hab sie ja schon über die Systeme informiert, bevor wir sie eingebaut haben und hab ihnen erklärt, dass es für sie selber ein Vorteil ist, weil alle Fahrzeuge Navis haben und sie nicht selber suchen müssen. Im Büro wird der Kunde bereits markiert, ans Navi geschickt und kein Mitarbeiter kann sich eigentlich mehr verfahren.
Großen Gegenwind hat es eigentlich nicht gegeben. Natürlich ist es immer schwer etwas Neues einzuführen, jede Veränderung ist schwierig für den Menschen. Aber am Schluss ist es ja für alle ein Vorteil: Es ist ein Beweis von uns gegenüber den Kunden und es ist für mich der Nachweis, dass meine Leute wirklich dort beim Kunden gearbeitet haben. Meine Mitarbeiter sehen das mittlerweile auch so, weil es ihnen einfach eine Sicherheit gibt.
Also natürlich kritisch am Anfang, aber positiv am Schluss.
Kann man abschätzen, wie lange diese Phase gedauert hat?
Schwer zu sagen. Man muss sich selber erst ein Bisschen in das System reinfühlen und reindenken. Wenn man sich selbst dann sicher ist, wie man das bedient und die ganzen Informationen herausbekommt, dann ist es rein nur mehr das eigene Auftreten. Wenn man sich damit befasst und in einer Woche das System lernt und schaut wie man damit umgeht, dann hat man innerhalb dieser Woche oder spätestens eine Woche darauf alle von diesem System überzeugt.
Wenn man sich aber lang nicht damit befasst und das ein Bisschen schleifen lässt und sich sagt, jetzt hab ich das Geld ausgegeben und jetzt muss ich schauen, wie ich es wieder rein kriege, und mich anderen Dingen widme, dann beschäftige ich mich selber nicht damit und die Phase dauert länger.
Wenn ich mich aber intensiv damit befasse und alle meine Mitarbeiter darin einschule – die im Fahrzeug sowohl wie die im Büro sitzend – geht das eigentlich relativ schnell.
Nach ein, zwei Wochen hat es bei uns relativ gut funktioniert. Da hab ich mich selber gut damit zurecht gefunden und die Kollegen, denen ich es sozusagen gelernt hab, die haben ein, zwei Monate und ein Bisschen Herumprobieren benötigt. Dann hat es aber wirklich ganz gut gepasst und dann hat es jeder kapiert gehabt.
In welchen Bereichen sparst du sichtlich ein und in welchen Bereichen ist eine indirekte Einsparung erkennbar?
Direkte aktive Einsparungen sind die Arbeitszeiten.
Telefonate werden insofern kürzer, als dass man ja nur mehr kurz anrufen muss um dem Mitarbeiter mitzuteilen, zu welchem Kunden er fahren soll und dass ich ihm die weitere Info auf das Navi schicke. Früher habe ich ihm die Adresse angesagt, er hat vielleicht noch stehen bleiben müssen, um sich die Adresse aufzuschreiben und hat sich womöglich noch Stift und Zettel organisieren müssen. Insofern ist diese Zeit eindeutig kürzer geworden.
Die Zeit, die für das Fahrtenbuchschreiben draufging, die fällt auf jeden Fall weg. Das ist ja für die Leute, die das Auto auch privat nützen dürfen, Arbeitszeit gewesen. Ich hab das früher auch händisch gemacht und da sitzt man bestimmt schon mal einen halben Tag pro Monat wo man nur das Buch schreibt.
Welche Anekdote kannst du uns berichten?
Hin und wieder passiert es, dass jemand in ein Radar fährt. Mit dem System ist es sehr, sehr einfach herauszufinden, wer an diesem Tag mit welchem Fahrzeug wohin gefahren ist. Somit ist es sehr einfach, die Strafen zuzuordnen. Sowas kommt nicht regelmäßig vor, aber es kommt vor und dann ist es eine Erleichterung, wenn es so einfach ist, das aufzuklären.
Bezüglich Pausen bin ich draufgekommen, dass es Mitarbeiter gibt, die zwischenzeitlich von jeder Baustelle heimfahren und eine Pause einlegen. Es gibt welche, die brav nach Hause fahren und immer schnell heim wollen und dann gibt es welche, die eigentlich gar nicht heim wollen und möglichst lang in der Firma bleiben. Da gibt’s schon ein paar Geschichten zu erzählen dazu.
Alexander Bayer mit seinem Vater Manfred Bayer
