Wie werden bei Ihnen momentan die Arbeitszeiten, Spesen und Urlaube Ihrer Mitarbeiter erfasst? Wird das manuell erledigt oder nutzen Sie Excel-Tabellen dafür?
Gibt es in Ihrem Team sowohl Außendienst- als auch Innendienstmitarbeiter?
Entsteht am Ende jedes Monats viel Verwaltungsaufwand für die Abrechnung von Arbeitsstunden, Spesen und Urlaubstagen?
Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, die Erfassung und Abrechnung von Arbeitsstunden, Spesen und Urlauben für beide Bereiche zu automatisieren und in einem zentralen System zu verwalten. Um Zeit und Kosten zu sparen, empfiehlt es sich, mit gängigen Lohnverrechnungs-Softwarelösungen zu integrieren und Daten automatisch zu importieren.
In diesem Blog möchten wir Ihnen folgende Themen näherbringen:
• Grundlegende Informationen zur Arbeitszeit und -ruhe
• Verschiedene Methoden der Zeiterfassung
• Wichtige Aspekte der Spesenerfassung und -abrechnung
• Möglichkeiten der Urlaubserfassung
Zum Abschluss zeigen wir Ihnen, wie MTrack Time dazu beitragen kann, den Verwaltungsaufwand für die Erfassung von Arbeitszeiten und die Abrechnung von Spesen in Zukunft erheblich zu reduzieren.
Viel Spaß beim Lesen!
Allgemeines zur Arbeitszeit und Arbeitsruhe
Das Arbeitszeitengesetz definiert die maximale Arbeitszeit der Arbeitnehmer sowie die Pausen- und Ruhezeiten. Die genauen Vorschriften zu den zulässigen Arbeitszeiten sind im Arbeitszeitgesetz (AZG) bzw. im Arbeitsruhegesetz (ARG) sowie in den entsprechenden Kollektivverträgen festgelegt.
Mit der Arbeits- und Sozialrechtsnovelle 2014 (ASRÄG 2014) wurden ab dem 1. Januar 2015 die bisherigen Regelungen zur Arbeitszeiterfassung vereinfacht und flexibilisiert:
Für die Einhaltung und Dokumentation der Arbeitszeit ist der Arbeitgeber verantwortlich.
Gemäß dem Arbeitszeitgesetz (AZ-Gesetz) müssen Arbeitgeber Aufzeichnungen über die Einhaltung der gesetzlich festgelegten Arbeitszeit führen. Die Einhaltung dieser Aufzeichnungspflicht wird vom Arbeitsinspektorat überprüft. Alle Unternehmen sind dazu verpflichtet, unabhängig von ihrer Größe oder der Anzahl der Mitarbeiter, Aufzeichnungen zu führen.
Arbeitszeitaufzeichnungen durch den Arbeitnehmer
Mitarbeiter, die flexibel im Außendienst tätig sind oder hauptsächlich im Homeoffice arbeiten, haben oft die Möglichkeit, ihre Arbeitsstunden selbst zu erfassen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass das Fehlen solcher Aufzeichnungen rechtliche Konsequenzen für das Unternehmen haben kann. Um dies zu vermeiden, wird Arbeitgebern empfohlen, diese Aufzeichnungen regelmäßig zu kontrollieren und zu überprüfen.
Entfall der Aufzeichnungspflicht
Wenn ein Arbeitnehmer einen verbindlichen schriftlichen Arbeitszeitplan hat, ist der Arbeitgeber nur dazu verpflichtet, die Einhaltung dieses Plans am Ende jedes Abrechnungszeitraums zu bestätigen und auf Anfrage des Arbeitsinspektorats.
Auskunftspflicht
Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, dem Arbeitsinspektorat und seinen Organen die notwendigen Aufzeichnungen zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus haben Mitarbeiter das Recht, ihre Arbeitszeitaufzeichnungen auf Anfrage einzusehen.
Tipp: Stellen Sie sicher, dass die Genauigkeit der Aufzeichnungen regelmäßig von Ihren Mitarbeitern durch eine Unterschrift bestätigt wird.
Formen der Zeiterfassung
Das Gesetz legt keine spezifische Form der Arbeitszeitaufzeichnung fest. Da die Erfassung von Arbeitszeiten so individuell ist wie Ihr Unternehmen, möchten wir Ihnen verschiedene Möglichkeiten vorstellen:
Stationär Terminal/Stempeluhr
Die Arbeitszeiterfassung erfolgt stationär mithilfe eines RFID-Chips (z. B. Mitarbeiterkarte, Fahrerkarte usw.). Es genügt, den Chip vor das Lesegerät zu halten, und schon werden die Arbeitszeiten einfach und schnell erfasst. Frei definierbare Felder wie Arztbesuch, Dienstgang, Pause oder Werkstatt machen die Aufzeichnungen äußerst flexibel und detailliert.
Per App
Durch mobile Zeiterfassungssysteme per App, wie beispielsweise MTrack Go, können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten lückenlos dokumentieren. Unabhängig vom Standort können Mitarbeiter minutengenau Status wie Ankunft, Abreise, Dienstgang usw. buchen.
Am Bildschirm
Die Zeiterfassung am Computer ist besonders geeignet für Arbeitnehmer, die hauptsächlich an ihrem Schreibtisch im Büro arbeiten. Hier können sie ihre An- und Abwesenheit über den Browser erfassen.
Formen der Spesenerfassung & -abrechnung
Kilometergeld Das amtliche KM-Geld beträgt für:
- den PKW € 0,42,
- das Motorrad € 0,24,
- das Fahrrad € 0,38 pro Kilometer. Im Rahmen der Spesenabrechnung sind sämtliche Kosten enthalten, wie beispielsweise Kraftstoff, Serviceleistungen und Parkgebühren. Um Kilometerpauschalen steuerlich absetzen zu können, müssen Fahrtenbücher geführt werden.
Tagesgelder im Inland
Für steuerliche Abzüge können nur Dienstreisen beantragt werden, die eine Entfernung von mehr als 25 km umfassen. Pro Tag können maximal € 26,40 bzw. € 2,20 pro angefangener Stunde steuermindernd geltend gemacht werden. Die Dienstreise muss mindestens 3 Stunden dauern. Falls ein kostenloses Mittag- oder Abendessen bereitgestellt wird, werden € 13,20 vom Tagessatz abgezogen.
Tagesgelder im Ausland
Die Tagessätze variieren je nach Land und können hier eingesehen werden. Bei kostenlos bereitgestellten Mittag- und Abendessen wird ein Drittel des Tagessatzes abgezogen.
Formen der Urlaubserfassung
Urlaubsanspruch Arbeitnehmer erhalten pro Arbeitsjahr einen bezahlten Urlaub von 5 Wochen. In den ersten 6 Monaten erhöht sich der Urlaubsanspruch entsprechend der Betriebszugehörigkeit. Ab dem 7. Monat hat der Arbeitnehmer Anspruch auf den vollen Jahresurlaub.
Urlaubsverjährung
Der Urlaub verfällt zwei Jahre nach dem Ende des Urlaubsjahres, in dem er angesammelt wurde. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer drei Jahre Zeit haben, ihren Urlaub zu nehmen.
Besteht immer Urlaubsanspruch wann Arbeitnehmer und Arbeitgeber wollen?
Arbeitnehmer können nicht einfach nach Belieben Urlaub nehmen, und Arbeitgeber können ihre Mitarbeiter nicht beliebig in den Urlaub schicken, da dieser im gegenseitigen Einvernehmen vereinbart werden muss. Ein bereits genehmigter Urlaub kann vom Arbeitgeber nicht widerrufen werden, es sei denn, es liegen wichtige wirtschaftliche Gründe wie ein betrieblicher Notstand vor. In einem solchen Fall muss der Arbeitgeber die bereits entstandenen Kosten, wie beispielsweise Stornogebühren, tragen.
Wir arbeiten die Gesetzestexte genauestens und nach besten Wissen aus. Nichtsdestotrotz können „Fehler“ passieren. Falls Sie detaillierte Informationen brauchen, bitte die WKO kontaktieren.
MTRACK TIME:
Arbeitszeiten-, Spesen-, Urlaubserfassung & -abrechnung in einem System
MTrack Time integriert nahtlos die beiden Arbeitswelten von Innen- und Außendienst in der Zeiterfassung.
Erfassung Außendienst
Die Arbeitszeiten und Diäten im Außendienst werden direkt mit MTrack Time synchronisiert, entweder über das Motoreinschaltsignal oder den Tachographen. Dadurch wird eine automatische und lückenlose Erfassung der Arbeitszeiten gewährleistet. Zusätzlich erfolgt eine minutengenaue Aufzeichnung von Grenzübertritten, die eine automatisierte Auswertung und Berechnung der Diäten und Nachtzulagen ermöglicht.
Erfassung Innendienst
Die Arbeitszeit im Innendienst wird entweder über eine Stempeluhr, eine App oder den PC/Browser erfasst. Mitarbeiter können sich über einen Chip, einen Pincode oder ihre Fahrerkarte einstempeln. Flexible Erfassungsmöglichkeiten werden durch frei definierbare Felder wie beispielsweise für Arztbesuche, Dienstgänge und Pausen gewährleistet.
Alle erfassten Daten werden schlussendlich in der Gesamtabrechnung zusammengeführt. Dabei spielt es keine Rolle, ob und wie oft Mitarbeiter zwischen Innen- und Außendienst wechseln. Durch umfassende Auswertungen von Reisekosten, Gesamtarbeitszeit (inklusive Soll- und Normalarbeitszeit, 50%- und 100%-Zeiten), Zusatzarbeitszeiten, Urlaubs- und Krankheitszeiten sowie Zeitausgleich werden bei der Lohn- und Diätenabrechnung erhebliche Zeit- und Kostenersparnisse erzielt.
MTrack Urlaubsplaner
Behalten Sie den Überblick über die Urlaubsanträge Ihrer Mitarbeiter. Sowohl über die MTrack Go App als auch die lokale Stempeluhr können Mitarbeiter ihre Urlaubswünsche unkompliziert einreichen. Der Vorgesetzte erhält eine Benachrichtigung, die ihn auf die Genehmigung oder Ablehnung der Urlaubsanträge aufmerksam macht.
