Fuhrparkmanagement – die Aufgaben im Überblick

In wenigen Worten lässt sich die Arbeit eines Fuhrparkmanagers einfach erklären: Er ist verantwortlich, die Flotte eines Unternehmens zu steuern und zu organisieren. So simpel dies klingen mag, so komplex ist diese Tätigkeit in der Realität. Denn die damit verbundenen betriebswirtschaftlichen, verwaltungstechnischen und rechtlichen Verantwortungen sind immens – und nicht zuletzt breit gefächert. Nichtsdestotrotz verfügen viele Unternehmen über keine eigene Fuhrparkmanagement-Abteilung, was häufig jedoch auch auf einen Mangel an Fachkräften zurückzuführen ist.

Im Folgenden nehmen wir die Verantwortungsbereiche eines Fuhrparkleiters unter die Lupe, veranschaulichen, wie Sie Ihr Fuhrparkmanagement mit MTrack® zu einem großen Teil automatisieren – und somit nicht nur Verwaltungsaufwand und Arbeitszeit, sondern auch Kosten einsparen.

Fuhrparkmanagement – ein vielfältiger Aufgabenbereich

Flottenmanager sind verantwortlich, den Fuhrparkbetrieb möglichst effizient zu organisieren. Dazu gehören nicht nur die Planung täglicher Abläufe, sondern ebenso die des Budgets. Auch die Einhaltung strategischer Unternehmensziele inklusive der Optimierung von Prozessen und Kosten zählen zu den Tätigkeiten eines Fuhrparkleiters. Nicht zu vergessen die rechtlichen Vorgaben, denen es nachzukommen gilt, ebenso wie allgemeine Verwaltungstätigkeiten. Je nach Art des Betriebes kommen neben der Verwaltung der Fahrzeuge auch die Koordination und Einsatzplanung von Fahrzeugen bzw. eines Carpools dazu.

Betrachtet man die regelmäßig anfallenden Aufgaben eines Flottenmanagers im Detail, zählen dazu

• die Organisation von Beschaffung, Versicherung sowie Instandhaltung der Flottenfahrzeuge inklusive des Schaden- und Risikomanagements.
• Neben dem Controlling und Reporting der Flottennutzung handhabt ein Fuhrparkleiter auch um die Koordination mit Vertrags- und Kooperationspartnern.
• Ebenso wie regelmäßige Führerscheinkontrollen, die die Fahrerlaubnis der Mitarbeiter garantieren, die Organisation von Nutzungsverträgen für Fahrzeuge, die Einhaltung der Unfallverhütungsvorschriften (UVV) sowie die Prüfung von Lenk- und Ruhezeiten.
• Nicht zuletzt gilt es, den Fuhrpark stets verkehrssicher zu halten. Rechtlich vorgegebene Wartungs- und Prüfintervalle müssen eingehalten und etwaige Mängel an Fahrzeugen unmittelbar behoben werden.

Es ist offensichtlich: Die Liste ist ebenso so umfangreich wie die Aufgaben eines Flottenmanagers komplex. Die gute Nachricht: Mit der richtigen Fuhrparksoftware lassen sich viele Abläufe automatisieren. Mit MTrack® ersparen Sie Ihrer Fuhrparkverwaltung viel Arbeit, schonen Ihr Unternehmensbudget, sind besser vor Strafen geschützt – und in Sachen Digitalisierung stets up-to-date. Welche Vorteile MTrack® im Detail bringt, erfahren Sie hier:

• Durch GPS-Tracking behalten Sie den Standort ihrer Flottenfahrzeuge immer im Blick bzw. können sie jederzeit orten und mit den Fahrern kommunizieren. Auch historische Daten zu Fahrten sind stets einfach nachvollzieh- bzw. belegbar – ein nützliches Tool hinsichtlich etwaiger Strafen oder Unfälle.
• Neben aktuellen Fahrzeugdaten (wie Tank- und Treibstoffdaten, Ist-km-Stand, CO²-Ausstoß und Fahrerverhalten) können Sie aktuelle Einsatz- und Restlenkzeiten jederzeit einsehen. Durch den automatischen Tachodownload haben Sie diese Daten immer aktuell im Haus und ersparen Ihrem Fuhrparkmanager die laufende Kontrolle bzw. das Herunterladen der Daten von Fahrerkarten und Massenspeichern.
• Durch das Senden von digitalen Aufträgen, Routen und Lieferscheinen entfällt die „Zettelwirtschaft“ – was nicht nur Fehlern vorbeugt, sondern Ihren Mitarbeitern auch viel Arbeit abnimmt.

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