Wie erfassen Sie derzeit die Arbeitszeiten, Spesen & Urlaube Ihrer Mitarbeiter?
Manuell? In einer Excel-Datei?
Besteht Ihr Team aus Außendienst- und Innendienstmitarbeitern?
Haben Sie am Ende eines jeden Monats viel Verwaltungsarbeit für die Zeit- und Spesenabrechnung sowie die Urlaubsverwaltung?

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, die Erfassung und Abrechnung der Arbeitsstunden, Spesen und Urlaube für Innen- und Außendienst zu automatisieren und in einem zentralen System zu erfassen. Um Kosten und Zeit zu sparen, wird empfohlen, sich mit gängigen Lohnverrechnungs-Softwaren zu verbinden und Daten automatisiert zu importieren. 

In diesem Blog informieren wir Sie über:
– Allgemeine Informationen zur Arbeitszeit und -ruhe
– Formen der Zeiterfassung
– Relevante Informationen zur Spesenerfassung & -abrechnung
– Formen der Urlaubserfassung

Zu guter Letzt zeigen wir Ihnen, wie MTrack Time Ihren Verwaltungsauswand bei der Arbeitszeitenaufzeichnung- und Diätenabrechnung zukünftig deutlich reduzieren kann.

Allgemeines zur Arbeitszeit und Arbeitsruhe

Das Arbeitszeitengesetz legt die Höchstarbeitszeit der Beschäftigten sowie die  Ruhepausen und -zeiten fest. Die genauen Regelungen zu den zulässigen Arbeitszeiten sind im Arbeitszeit- (AZG) bzw. Arbeitsruhegesetz (ARG) sowie in den entsprechenden Kollektivverträgen festgelegt. Gemäß der Arbeits- und Sozialrechtsnovelle 2014 (ASRÄG 2014) wurden ab dem 1. Januar 2015 die bisher geltenden Regelungen zur Arbeitszeiterfassung vereinfacht und gelockert:

Wer ist für die Einhaltung und die Aufzeichnung der Arbeitszeit verantwortlich?
Arbeitgeber müssen Aufzeichnungen über die Einhaltung der im AZ-Gesetz geregelten AZ führen. Das Arbeitsinspektorat prüft die Einhaltung der Aufzeichnungspflicht. Alle Unternehmen sind verpflichtet, Aufzeichnungen zu führen, unabhängig von der Größe und Anzahl der Mitarbeiter.

Arbeitszeitaufzeichnungen durch den Arbeitnehmer
Mitarbeiter, die flexibel im Außendienst oder überwiegend aus dem Home Office arbeiten, können ihre Arbeitsstunden selbst erfassen. Es sollte beachtet werden, dass fehlende Aufzeichnungen rechtliche Sanktionen für das Unternehmen bewirken können. Um dies zu vermeiden, wird Arbeitgebern empfohlen, diese Aufzeichnungen regelmäßig zu überprüfen.

Entfall der Aufzeichnungspflicht
Wenn der Arbeitnehmer einen festen schriftlichen Arbeitszeitplan hat, muss der Arbeitgeber die Einhaltung nur am Ende jeder Lohnperiode und auf Verlangen des Arbeitsinspektorats bestätigen.

Auskunftspflicht
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitsinspektorat und dessen Organen die erforderlichen Aufzeichnungen zu geben. Zusätzlich haben Mitarbeiter das Recht, ihre Arbeitszeitenaufzeichnungen auf Anfrage kostenlos zu übertragen.

Tipp: Lassen Sie sich die Richtigkeit der Aufzeichnungen regelmäßig von Ihren Mitarbeitern durch eine Unterschrift bestätigen.

Formen der Zeiterfassung

Das Gesetz gibt keine konkrete Form der Arbeitszeitaufzeichnungen vor. Da die Zeiterfassung so individuell wie Ihr Unternehmen ist, zeigen wir Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten auf:

 

Stationär: Terminal/Stempeluhr

Die Zeiterfassung erfolgt stationär über einen RFID-Chip (Mitarbeiter-Karte, Fahrerkarte etc.). 

Der Chip muss nur vor das Lesegerät gehalten werden und schon werden die Arbeitszeiten einfach und schnell erfasst. 

Frei definierbare Felder wie etwa Arztbesuch, Dienstgang, Pause, Werkstätte machen Aufzeichnungen äußerst flexibel und detailliert.

Per App

Mit mobilen Zeiterfassungssystemen per App, wie MTrack Go, kann jeder Mitarbeiter die Arbeitszeiten lückenlos dokumentieren. Unabhängig vom Dienstort können Mitarbeiter minutengenau Status wie Kommen, Gehen, Dienstgang etc. buchen. 

MTrack® Go - die Fahrer App mit vielen Funktionen

Am Bildschirm

Die Zeiterfassung am PC eignet sich besonders für Arbeitnehmer, die vorzugsweise am Schreibtisch im Büro arbeiten. Hier kann über den Browser die An- und Abwesenheit erfasst werden.

Formen der Spesenerfassung & -abrechnung

Die Spesenabrechnung dient dazu bei Geschäftsreisen entstandene Ausgaben abzurechnen, z.B. Kilometergeld, Verpflegung und Unterbringung. 

Kilometergeld

Das amtliche KM-Geld beträgt für:
– den PKW € 0,42,
– das Motorrad € 0,24,
– das Fahrrad € 0,38 pro Kilometer. Darin enthalten sind alle Kosten (z.B. Kraftstoff, Service-, Parkgebühren). Damit Kilometerpauschalen bei der Arbeitnehmerveranlagung steuerlich absetzbar sind, müssen Fahrtenbücher geführt werden. 

Tagesgelder im Inland

Diese können nur beantragt werden, wenn die Dienstreise länger als 25 km ist. Pro Tag können höchstens € 26,40 bzw. € 2,20 pro angefangener Stunde steuermindernd geltend gemacht werden. Die Dienstreise muss mindestens 3 Stunden dauern. Wird ein Mittag- oder Abendessen kostenlos zur Verfügung gestellt, werden € 13,20 vom Taggeld abgezogen. 

Tagesgelder im Ausland

Diese sind je nach Land unterschiedlich und können hier eingesehen werden. Wird ein Mittag- und Abendessen kostenlos zur Verfügung gestellt, wird ein Drittel vom Taggeld abgezogen. 

Formen der Urlaubserfassung

Urlaubsanspruch
Beschäftigte erhalten für jedes Arbeitsjahr 5 Wochen bezahlten Urlaub. In den ersten 6 Monaten erhöhen sich die Urlaubsansprüche im Verhältnis zur Betriebszugehörigkeit. Ab dem 7. Monat hat der Arbeitnehmer Anspruch auf den gesamten Jahresurlaub.

Urlaubsverjährung
Der Urlaub verjährt zwei Jahre nach Ende des Urlaubsjahres, in dem er entstanden ist, d.h. Arbeitnehmer haben 3 Jahre Zeit ihren Urlaub zu verbrauchen. 

Besteht immer Urlaubsanspruch wann Arbeitnehmer und -geber wollen?
Arbeitnehmer können nicht einfach auf Urlaub gehen wann sie wollen und Arbeitgeber können ihre Mitarbeiter nicht nach Belieben in den Urlaub schicken, denn dieser muss einvernehmlich vereinbart werden. Ein bereits gewährter Urlaub kann vom Arbeitgeber nicht mehr gestrichen werden (Ausnahme: wichtige wirtschaftliche Gründe wie z.B. betrieblicher Notstand). In diesem Fall muss der Arbeitgeber die bereits entstandenen Kosten (z.B. Stornogebühren) tragen. 

Wichtig: Bitte kommen Sie von Ihrem Urlaub rechtzeitig wieder, sonst droht die Kündigung und Sie verlieren den Anspruch auf eine berechtigte Kündigung. Eine Urlaubsverlängerung muss immer im Voraus vereinbart werden.

MTRACK TIME: Arbeitszeiten-, Spesen-, Urlaubserfassung & -abrechnung in einem System

MTrack Time fügt die zwei Welten des Innen- und Außendiensts in der Zeiterfassung nahtlos zusammen.

Erfassung Außendienst
Die Arbeitszeiten und Diäten im Außendienst werden über das Motorlaufsignal oder den Tachographen direkt mit MTrack Time synchronisiert. So ist eine automatische lückenlose Erfassung der Arbeitszeiten gewährleistet. Zusätzlich findet eine exakte, minutengenaue Aufzeichnung der Grenzübertritte statt, die eine automatisierte Auswertung und Berechnung der Diäten und Nachtzulagen ermöglicht.

Erfassung Innendienst
Die Zeit im Innendienst wird über eine Stempeluhr, App oder über den PC/Browser erfasst. Der Mitarbeiter stempelt sich über einen Chip, Pincode oder die Fahrerkarte ein. Flexibilität in der Aufzeichnung bringen frei definierbare Felder wie zum Beispiel Arztbesuch, Dienstgang, Pause.

Alle Datenlieferanten fließen letztendlich in der Gesamtabrechnung zusammen. Es spielt also keine Rolle, ob und wie oft Ihre Mitarbeiter zwischen Außen- und Innendienst wechseln. Durch die umfangreichen Auswertungen von Reisekosten, Gesamtarbeitszeit (Sollarbeitszeit, Normalarbeitszeit, 50%, 100%), Zusatzarbeitszeit, Urlaub, Krankenstand und Zeitausgleich, sowie der Auswertung der aliquoten Überstunden der letzten 13 Wochen, sparen Sie bei der Lohn- und Diätenabrechnung enorm viel Zeit und die damit verbundenen Kosten.

NEU! MTrack Urlaubsplaner

Behalten Sie die Urlaube Ihrer Mitarbeiter im Überblick. Sowohl über die MTrack Go App als auch die lokale Stempeluhr können Arbeitnehmer ihre Urlaubswünsche unkompliziert beantragen. Der Vorgesetzte erhält eine Nachricht, die an eine Freigabe bzw. Ablehnung der Urlaube aufmerksam macht. 

Urlaube planen war noch nie so einfach.